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浅谈海南地方文献数字化建设 — 兼谈我馆地方文献工作
摘 要：本文探讨了海南地方文献数字化的背景并着重论述了海南地方文献全文数字化的可行性。
关键词：地方文献；数据库建设；全文数字化
中图分类号：G250．74 文献标识码：A 文章编号：1002-1248(2005)05-0028-03
海南地方文献作为海南省珍贵的文化和知识遗产，在海南省整个文献资源中占有特殊的地位。由于其鲜明的地方特色从而对海南省的政治、经济、文化教育的发展有着极为重要的价值。随着全球各领域知识的网络化、数字化，以书本为载体的文献资料已远远不能发挥其应有的作用，所以海南地方文献面临着新的挑战，它必须走向数字化，才能更好地服务于读者，发挥更大的社会效益。
1 海南地方文献全文数据化的背景
1．1 海南建省前地方文献资源的收集
海南一直以来都很注重地方文献资源的收集，建省以前，海南只是广东省的一个地方行政区。广东省政府就对海南行政区的地方文献工作给予了高度重视。当时，广东省各级图书馆大量地征集海南行政区各市、县的地方志及其它的有关海南历史、地理的文献资料。至今广东省中山图书馆和华南师大图书馆等依然保存着一套完整的海南各市、县地方志；1982年文化部颁布的《关于省(自治区、市)图书馆工作条例》中对地方文献的收集、整理和利用作了明确的规定，海南行政区各市、县图书馆开始积极主动地征集、整理地方文献；但由于当时各市县的图书馆的经费和工作人员的文化水平跟不上，文献没得到深加工。
1．2 海南建省后地方文献资源的保护
海南建省后，地方文献工作得到了省政府的大力支持，各市、县图书馆都有专款作为征集地方文献的费用。海南省政府于2001年拔150万元专项经费，用于再版国内及海外所存的海南省各市、县的地方县志，现在海南出版社陆续出版《海南地方志丛书》(共67册、1 500万字)和《海南先贤诗文丛刊》(共了25册、560万字)，将在2004年10月出齐，这是到目前为止，海南最完整的一部史料志。此举对于保护、开发、利用地方文献数据库的建设有着深远的意义。
1．3 海南省各高校图书馆对地方文献的建设工作
地方文献对研究地方的历史有着重要的意义，为了教学和科研，海南省高校图书馆也积极参与了海南省地方文献资源建设工作。
从1985年开始，我馆就对收集海南地方文献的重视，当时就从一些报纸和期刊上搜集了一些有关海南的经济、政治、地理等方面的地方资料，并编制了一套卡片，分类编目后进行收藏。到1995年图书馆自动化建设的时候，全部录入在ILAS中自建的《海南报刊资料索引数据库》。1992年开始设海南地方文献专藏库，专门收藏海南解放以来各种地方报纸和杂志的合订本、历代的方志、地方丛书、会议资料汇编、年谱和族谱等古籍和现代出版的反映海南文化教育、政治经济和地理资源的图书。
为了收集到更多的地方文献，我馆多次派专人到广东各大图书馆考察，在华南师大图书馆复印了《正德琼台志》、《琼州府志》等珍贵的地方志，2002年10月又派专人到广州考察，在广东民族学院复印了《广东民族研究论丛》、《黎族风情》等本馆没有的少数民族资料，并与中山图书馆合作参加上海图书馆主持编撰的《中国家谱总目》的海南家谱部分的编目工作，此书即将出版。
在没有经费的情况下，我馆多次与省政协、省地方志、海瑞墓等单位联系，争取到了很多历史类的捐赠的书。2004年1月14日，我们图书馆主办了“海南地方文献资源建设座谈会”，邀请了研究海南地方文献的在海口的专家、学者参加，各位专家提了许多宝贵的意见，不少专家把自己珍贵的私藏书捐给图书馆。韩冰老先生自己捐出珍贵文献的同时，还联系了香港东西方文化出版社的寒山碧先生，把他的一些珍贵资料捐给了图书馆。还有李放先生等专家也捐了珍贵的华侨资料。经过多方的努力，我馆地方文献的收藏在海南各图书馆中是最齐全的。
1995年开始，海南各高校采用深圳图书馆研制开发的ILAS软件进行自动化建设。我馆在建立书目数据库的同时在这个系统中建立了“海南地方文献数据库”。它包括了《海南报刊索引数据库》、《海南图书书目数据库》、《海南图书内篇名数据库》和《古籍书目数据库》四个专题数据库。《海南报刊索引数据库》的建立是我馆地方文献工作的重点，就是把原有的在报纸和期刊上搜集到的地方资料做成的卡片目录录入建库，在此基础上又回溯了历年的刊物，增加了大量的数据，增设了内容提要字段，这个数据现有了4万多条数据，由于这个数据库的信息量大，实用性强，读者的利用率很高。为了把分散在一些图书中如论文集、资料汇编、地方文史专刊等类的书籍的有价值的海南地方文献集中体现出来，我们建立了《海南图书内篇名数据库》，这个数据库目前也有1万多条数据。
2 地方文献全文检索数据库的建设的可行性
书目和题录数据库只是二次文献，二次文献仅提供一次文献的线索及其部分特征，只是为查找一次文献服务，用户检索的最终目的是要索取原始文献的全文信息，即一次文献的获取是读者需要的根本。为了让大量的海南地方文献发挥其应有的作用，让读者一步到位的找到自己需要的海南资料，跟上现代信息迅速传播的速度，海南地方文献全文数字化成为了必然性。
2．1 地方文献的数字化体现馆藏特色
地方文献反映了本馆馆藏的特点，各个图书馆只有建立据有本馆特色的地方文献专题数字库，才能体现自己馆藏的特色和个性。海南省属于典型地区，它的文献区域范围包括海南岛、南海及南海诸岛。海南省的各个图书馆都有自己的有关地方文献的藏书，但海南至今没有一个地方文献的全文数据库，而我馆是海南地方文献收藏最丰富的图书馆，特别是历史文献，是别的馆所不能比的，在我馆建立海南历史文献全文专题数据库，是最能体现我馆藏书特色的建设。
我馆地方文献部2001年曾自建了《海南网络资源全文检索数据库》，这个数据库从软件的设计到数据的录入都是工作人员自己完成，共有3000多条数据。但由于数据库的容量不大，不能继续发展。这是我馆海南地方文献资源数字化的雏形建设阶段。在海南地方文献还没有全文数据库的情况下，在2001年5月份的海南省教育厅的评估验收会上得到与会专家的一致好评。
2．2 地方文献全文数字化是对珍藏本的保护
针对广大用户对一次文献的迫切需求以及索取一次文献难的问题，提供原始文献的全文信息服务是图书馆的首要任务。但地方文献中有许多珍贵的图书和合订本，由于时间长久，许多线装地方文献已经经不起反复的查阅、扫描或复印。
我馆是海南省地方文献收藏最完整的，所以我们除了接待本校的读者以外，经常有学校以外的读者来找资料，他们需要资料量大，虽然有了题录数据库，但又不能看到原文。结果有了很大的麻烦。如，三亚市政协来人要找有关于解放后国家领导来海南到三亚考察的资料，从题录数据库中我们找出了大量的有关文献，但又不能看到原文，只好翻阅了大量的报纸杂志，然后从七楼搬到一楼复印，再搬回来，这样不仅费时费力，又使许多藏书受到磨损。由此可见，地方文献资料全文数字化是最好的保护地方文献方法。
2．3 具备了建设地方文献全文数据库的经费
目前许多研究海南地方历史文献的学者都注意到利用地方文献受到的局限，迫切希望海南地方文献早日实现数字化，因为经费的问题，一直没有实现。随着全球知识信息的数字化快速传播，人们越来越感受到知识数字化的实惠，海南省政府开始对地方文献全文数字化的重视。2002年5月海南省教育厅召开全省高校图书馆工作委员会会议，决定建立的一个较完整的海南地方文献数据库，分几个专题来完成，各个专题由海南各高校承担。海南大学图书馆承担《海南旅游资源全文数据库》的建设，该数据库将收集古今中外有关海南旅游方面的文献，并将其整理、加工、建库；海南师范学院承担着《海南历史文献数字资源库》的建设，该数据库将收集从唐宋开始至50年代为止的海南岛史料，方便人们查找海南的历史文献；琼州大学承担《海南少数民族风土人情数据库》的建设，该数据库使人们进一步了解海南少数民族的文化。由于政府的出面，经费得到落实，一切的工作又是在有计划、有步骤的进行，这就标志海南地方文献的开发开始走向数字化。
2．4 技术的可行性
建立海南地方文献还要解决的是技术问题。2002年我馆投入使用北大方正Apabi德赛软件进行全文检索建库工作，现在我们已在这个库中建立了《海南历史文献数字资源数据库(全文)》，在我们的网页上可以找到，这个库中又包括了《海南历史文献数字资源库》、《海南历史文献电子图书库》、《海南历史文献音像库》、《海南历史文献图片库》四个子数据库。为了能更好的完成数据库建设，我们还购买了Ar—tixScan DI 2010、惠普的扫描仪和汉王文本王扫描仪，目前这个库已有5 000多条数据。我们有待于解决的是怎样把原有的ILAS系统上的题录数据倒入Apabi软件中来。
3 结语
地方文献的全文数字化是一种发展的必然趋势。全文数据库建设是图书馆开发利用已有馆藏地方文献信息资源的最终目标。有计划、有步骤地把馆藏地方文献资源中利用率高、有学术价值和参考价值的地方文献转化可随机检索的一次文献，链接到Intemet网上，为政府部门制定各种的法令迅速提供信息，为发展有海南特色的经济提供历史线索，对海南地方文化的迅速传播与交流，有重要的意义。
参考文献：
（l）邓晓辉．海南地方文献数据库的建立与应用．海南师院学报，1999，(2)：108-1 10．
（2）王霞．宁夏区情文献资源全文数据库建设探析．图书馆理论与实践，2002，(4)：64-65．
（3）王卓杰．谈数据库建设的发展方向——全文数据库．图书馆学刊，1999，(4) ：17—19．
（傅白云 女，海南师范学院图书馆的地方文献部工作，馆员）
〔出处〕 农业图书情报学刊 2005年第5期
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