我国地方文献资源布局论

2020-12-19


1976年以后,我国的地方文献工作进入了恢复发展时期,地方文献工作得到普遍重视。 1982年,文化部颁发了《关于省(自治区、市)图书馆工作条例》,其中对图书馆工作中地方文献的收集、整理和利用都做了明确规定。此后,各省、自治区、市的上级行政机构也陆续颁布文件、制订条例,使地方文献工作的发展获得了有力地推动。

l 我国地方文献资源布局现状浅析

文献资源的布局实际是一种体制和组织机构的布局问题,目前我国各地的地方文献工作体制,均主要以公共图书馆系统为主体,由公共图书馆设立(或曾设立)专门的地方文献部来从事工作,如甘肃省图书馆、广东省中山图书馆(已并入历史文献部)、广州市图书馆等。此外,还设有专门的阅览室和参考咨询室,并制订出一系列工作条例。没有设立地方文献部的图书馆,也在相应部门如特藏部、参考部设有地方文献书目,以供读者查阅。以公共图书馆作力地方文献工作的主要力量,是因为目前地方文献的收集内容多以书刊资料为主,而其区域性的特点也与公共图书馆的管理体制相适应。

在这样的状况下,地方文献工作有了专门的组织机构,从而形成一定的资源布局。然而显而易见的是,这种布局存在极大的不合理性,并使得具体的地方文献工作出现了众多的困难与问题,表现在:

(l) 各地的地方文献机构仅仅是作为公共图书馆的一个组成部分,其地位较低,而彼此之间没有任何的联系。因此,我国的地方文献资源布局,实际处于一种分散的状态,缺乏统一的领导、管理与协调。从全国范围来说,地方文献资源的布局没有形成一个完整的体系结构,缺乏合理的系统联系和组织。这样,导致地方文献工作各方面发展长期滞后,难以适应现代社会的需求,发挥应有的作用。

(2) 地方文献工作虽然获得了普遍重观,但各地区发展很不平衡,大多数地方的工作方法落后,不少地区的工作甚至停滞或被取消,如广东省中山图书馆的地方文献部已被并入历史文献部,地方文献工作被重视的程度相对降低了,这对一个省馆来说是不太正常的。发展不平衡的原因多种多样,有的是因缺少经费等;有的是得不到上级行政机关的有力支持,工作难以开展。而有的图书馆至今未制订地方文献的采访条例,工作中的盲目性、随意性较严重,造成工作成果不能满足用户需求,影响了社会利用的积极性。

(3) 就一个地区范围而言,目前的地方文献工作由于没有统一的组织管理,致使一个地区地方文献的收集任务,实际分散担负于档案部门、乃至情报所、研究所、版本图书馆等多个单位,其结果是造成收集上的资料分散的混乱,重复征收,资源无法共享,不仅使国家文献资源得不到系统完备收藏,也不便于开发利用。

(4) 地方文献的具体征集工作困难,缺藏少藏现象严重。由于地方文献类型涉及领域广,数量多而分散,内部出版物和零碎资料所占比重大,因此,地方文献的收集征集工作都是很困难的,仅仅依靠图书馆中一个部门的人力物力,远远达不到有效的工作标准。在征集方法上,因为没有国家法律保障,目前多数地方仍只能通过中央文化部和地方行政部门的名义进行,即使如工作开展较好的广东等地,以省人民委员会和政府办公厅名义来征集,也仍然缺乏足够的约束力和权威性。这样,征集工作便会遇到很多阻碍,从而影响到地方文献的完备性收藏。

(5) 地方文献工作技术方法落后,影响了工作的效果和服务质量。现行的地方文献工作在引入现代化技术、编制高质量目录索引等方面都比较滞后,以广州市图书馆的地方文献部为例,非但经费少且工作人员少,资料来源多数靠几个人在外奔走采购收集,得到的文献资源零碎分散;同时缺乏专业水平较高的工作人员进行组织整理工作,很难为用户提供方便的利用途径和高质的服务。技术方法的落后,体制的分散,使得各地地方文献资源都停留在以收藏为主,全面系统的整理仅仅是开始,大规模地开发和利用基本上没有起步。因此,地方文献收藏不系统,不全面,组织不合理,利用途径少,大大削弱了社会影响力和社会利用的积极性。

上述问题,根本上都起源于不合理的资源布局,它大大妨碍了地方文献工作的进一步发展。近年以来,随着社会需求的增多和现代化技术的引入,地方文献工作及其开发利用已经开始跟不上形势需要。如果不加快改革,建立起合理的体制模式,那么地方文献工作与社会发展的差距将会越拉越大。

建设合理布局,就是使地方文献资源收藏机构,形成一个全国性的完整体系,其目的和内容包括两方面:一是建立起全国范围和地区范围内的组织体制,使地方文献工作形成相对独立的自身的组织系统;二是通过系统的管理和协调,对地方文献资源的收与藏进行合理布局,提供各方面的充分保障,同时在内外部都建立起文献信息传递与共享数据库网络,通过与其它文献系统的联合实现资源共享。由此而进行的宏观布局,能合理安排地方文献资源在地理位置上的分布,实现资源的合理收藏、开发和利用。

2 我国地方文献资源体制布局设想

对于文献资源布局,国内理论界有过多年的探讨。前几年一度提倡建立和发展各种专业的和专门的文献中心,而取代综合性的大型文献中心,从专业专门化中求完备性,求保障率。这种专业(含专门)文献系统,以全国各文献中心为基础,组建相当的区域性专门文献机构,形成区域级专业文献中心,通过系统开放与联合实现文献资源国家性和区域性的布局,即利用各系统文献数据库联网,组成跨系统的国家专业文献中心网络,来满足全局的资源完整、合理分布的要求(如目前专利和标准文献均己有国家中心和系统)。这样,既能以有限的资金收集更多更全的文献,又能挖掘出社会更高的利用率。

总的来说,通过专业文献中心的途径建立的文献资源布局,是一种纵横交错的网络型结构。纵向上各系统之间互相独立,各自按国家级、区域级等层次形成专业或专门文献收藏体系;横向上则通过数据库网络相互联系,每一层级中的各系统是一个联合体,即用计算机网络技术使各系统在这一层级上的藏书都成为联合机构的有机组成部分,形成既定级次的协作系统。

我们认为,这种理论思想也比较适合于地方文献工作。地方文献的性质与专利和标准一样,都属于专门性的特殊文献。但是,它与其它专门性文献又有很大的区别,其在类型、特点上都更为特殊,如种类的多样性、区域性等等。因此,在运用这些理论为基础探讨地方文献资源布局模式时,必须充分结合考虑地方文献自身的特点。

我国地方文献资源体系布局,可设想为下图的模式:

 

(1) 这个模式的中心思想,即是建立起各级地方文献中心,形成地方文献自己的收藏体系,形成统一的业务领导和资源共享网络,从而合理布局全社会的地方文献资源。模式将地方文献中心建设为三级结构,其中市(县)级中心是收藏地方文献的主要力量,各市(县)都设立,负责收集本市(县)的地方文献。地区级(主要指省、自治区、直辖市)中心,收集的是属于本地区范围的地方文献,但尽量不与下属的市、县所藏资料重复,而是通过各种信息手段——包括计算机文献数据库的联网共用、复制、传真等来掌握市县级中心的资料。同时,地区级地方文献中心担负的主要任务之一,是负责本地区范围内各市、县地方文献工作间的联系,协调组织本地区地方文献信息资源,促进各地的信息共享和相互利用。国家级地方文献中心,可负责的收集工作相对较少,而且业务上易与其它国家文献资源中心相重叠。因此,它也主要担负协调全国地方文献工作,联系各地区信息网络的任务。

这三级地方文献中心,在行政和业务上构成了一个完整的系统,相互间的资源则通过计算机网络构成一个联合体——采取一种信息网络技术,将一定数量计算机上遵守同一数据格式的信息,组放分布式的信息总和(如internet中的WWW ( World Wide Web“资讯万维网”)即为这种技术。它使各地的用户都能够获取异地的资料和信息,各地的地方文献中心都等于拥有一个庞大的资料库,从而可以获得充分的文献保障。

(2) 必须看到的`是,目前地方文献工作在多数图书馆都已有相当基础,如果摒弃这些基础而重新专门去建立独立的地方文献中心,则不但造成浪费,而且也不太现实。所以,我们的模式设想为,在现有的基础上,以公共图书馆为依托来发展所设立的地方文献中心,与公共图书馆在同一馆址、行政上可以属于同一个上级领导,但在纵向的业务联系上则各有自己的体系,即图书馆网络有自己的国家、地区、市县级划分,地方文献中心也有自己的三级体制,是同一个领导机构下的两个部门体系——统一的国家机构是全国文献资源协调委员会,下设图书馆部、地方文献部、档案部等,分管不同的文献系统。 由于地方文献所收集的内容,较大部分是书刊纸质类,因此会与图书馆藏书形成大量重复,将地方文献中心与公共图书馆结合在同一馆址,便利于解决这一问题,避免了建独立中心的资源浪费。这样,在同一级的横向联系上。地方文献中心与图书馆可以实现资源共藏共用——但有各自的目录组织体系,相互间通过数据库网络实现信息共享(为解决共藏共用带来的查找难等问题,可利用备藏库设立地方文献专藏)。对于高校、科学院产生的地方文献,都可以通过图书馆自身的网络系统来获取。

(3) 地方文献的种类极为广泛多样,除书刊之外,还包括史料、档案、声像资料以及各种介质载体的形式,如广州市图书馆的地方文献部,将本市各类企事业单位发行的宣传册,纪念章等都作为收集对象。随着文献出版量增加和出版技术的进步,地方文献的类型也会越来越复杂多样化。另一方面,地方文献散布面广,分布于一个社会区域的各个部门,有的还是内部和保密的文献资料。因此,地方文献中心要实现完备的收藏,必须对外与各文献出版机构、各档案、情报等信息或文献单位、各类企事业单位的档案或信息部门等等各系统都建立起紧密的联系,从这些单位处获取信息,或以之为途径掌握社会上产生的地方文献。

这种对外的联系,最主要的是要与档案馆体系、情报所体系,专利、标准中心体系,方志编委会系统等有文献收藏性质的信息单位,建立共享信息数据库网络与收集网络,国家级地方文献中心,通过中央档案馆、专业档案馆、情报所收集中央机关及其直属企事业单位所产生的地方文献资料。地区级、市县级地方文献中心除了从相应层级的档、情系统收集外,还要与所辖区域范围的文献及新闻出版机构(如出版社、报社、书店、电视台等)、与各类非机关所属企事业单位、社会团体建立采访关系,通过它们的档案部门收集分散于社会各领域的其它地方文献资料。在这方面,有的地方已经有了一定的实践经验,如青海图书馆在地方文献收集工作中,一方面与档案馆、博物馆、文物所建立搜集网络,一方面通过省新闻出版局了解掌握全省登记注册的公开和内部出版的报刊名录、通过新华书店、出版社的征订书目获取即将出版或已出版的文献信息,还通过社科联、科协、文联等单位获取各学术团体的会议报告、论文资料、论文集、专题资料等,从而建立起广泛的采访关系,充分开发出地方文献信息源。

(4) 地方文献中心系统不论如何强大,都不可能自给自足,因此,其对外与其它文献系统进行联系与协作是极为必要的,这主要必须依靠计算机联网实现各系统文献资源数据库的共享。同时,地方文献中心还应通过完善目录体系,积极开发二次、三次文献来组织资源与信息。

在图书馆界,“文献完备性”的提法己逐渐被“信息(或情报)完备性”所取代,即藏书的绝对数量不再是藏书完备程度的唯一标志;社会用户利用文献时绝大多数需要的只是文献中所含的信息。对于地方文献同样如此,地方文献在现代经济、科研生产等方面的利用,主角也主要是其内在的信息资源。因此,通过数据库共享、目录及二、三次文献的组织,再辅以其它现代化手段,地方文献中心不必全面收藏也可以达到为社会提供较完备信息的目的。

3 建设该布局模式需要的保障条件

(1) 立法保障。通过国家立法,促使地方文献中心与图、情、档等文献部门一样,都成为国家出资、法律保护的事业机构,提高地方文献工作的地位,保证其经费开支。并且要完善地方文献呈缴制度,使之具备足够的权威性和法律效力;扩大呈缴制度的适用面,让市、县级地方文献中心都可以受益,从而保证地方文献的完备收藏。

(2) 建立完善的地方文献数据库系统和检索系统,并与其它文献系统组成信息网络,这是合理布局地方文献资源的重要保障。有了计算机网络技术的辅助管理,系统才能够有效地组织和协调系统内各个中心所有资源的分布、流动、数据库的联合,一方面增加了一个具体中心的容量和完备性,克服了不必要的增长与重复,节省了经费;另一方面,迅速方便的资源信息传递系统,实际上提高了用户的文献吸收能力,使任何一个地方文献中心都有可能满足社会的利用需求。没有这一保障,整个地方文献系统的工作效率便会大大降低,所谓完整的体系结构也变得徒有虚名了。

(3) 建立了地方文献系统,图、情、档等文献系统也应相应健全,并有联合起来的文献资源数据库。这样,地方文献系统才有可能通过与外部文献系统的联结,掌握散布于社会各领域的地方文献资源,才能够保证收集渠道的充足和畅通。

(4) 各种文献系统,需要有一个全国性的统一领导机构,如全国文献资源协调委员会。以使得全国各类文献资源的收藏、分布、流动、共享,都有统一的管理、组织与协调。通过统一领导机构的组织,使各系统构成为全国性的文献资源管理网络,从而从战略高度规划和保障全国的文献资源。

当然,进行地方文献体制布局的建设,必定还有很多具体问题和必要条件,这都需要进一步的研究。但是,现代社会发展的速度日新月异,地方文献工作体制的改革已是刻不容缓了。我们应该在改革中总结经验,逐步探索,方能促进我国地方文献工作的进步和繁荣。

参考文献

1 《图书馆界专刊 全国文献资源布局学术论文集》1987.(4)(以下论文均选自此刊)

(1)《宏观资源布局论》 林申清

(2)《论全国文献资源布局的原则与模式》 李修宇

(3)《试论我国文献资源布局与情报检索网络化》 黎盛荣

(4)《文献资源布局合理化及其实践意义》 廖德荣

(5)《专业文献中心:我国图书馆事业的方向》 周世辟、廖子良

2 骆伟 地方文献概论(讲义) 1993

3 地方文献工作 首都图书馆 1991.(1)

4 张照云 地方文献及其收集工作的探讨 青海图书馆 1990.(3)

5 王小明 谈地方文献资料收集工作 青海图书馆 1992.(2)

6 王才 提高县馆地方文献利用率的有效途径 青海图书馆 1993.(4)

7 骆伟 论地方文献 广东图书馆学刊 1988.(3)

8 莫少强 建立地方文献数据库,便于地区出版物资源共享。图书馆学通讯,1986.(3)

9 黎盛荣,于雄 我国计算机情报检索系统的战略问题.情报科学技术,1985.(3)

〔出处〕 图书情报论坛 1996.(3)



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