办公表格技巧

2022-09-01

办公表格常用技巧20221

  1、单元格内强制换行

  在单元格中某个字符后按alt+回车键,即可强制把光标换到下一行中。

  2、锁定标题行

  选取第2行,视图-冻结窗格-冻结首行(或选取第2行-冻结窗格)冻结后再向下翻看时标题行始终显示在最上面。

  3、打印标题行

  如果想在打印时每一页都显示标题,页面布局-打印标题-首端标题行:选取要显示的行

  4、查找重复值

  选取数据区域-开始-条件格式-突出显示单元格规则-重复值。

  显示效果:

  5、删除重复值

  选取含重复值的单元格区域,数据-删除重复值。

  6、快速输入对号√

  在excel中输入符号最快的方式就是利用alt+数字的方式,比如输入√,你可以:

  按alt不松,然后按小键盘的数字键:41420

  7、万元显示

  在一个空单元格输入10000(建议设置数字格式和边框) -复制它-选择性粘贴-运算:除

  8、隐藏0值

  表格中的0值如果不想显示,可以通过:文件- excel选项-高级-在具有零值的单元格

  9、隐藏单元格所有值。

  如果要隐藏单元格的值,选取该区域,右键-设置单元格格式-数字-自定义-右侧文本框中输入三个分号;;;

  10、单元格中输入00001

  如果在单元格中输入以0开头的数字,可以输入前把格式设置成文本格式,如果想固定位数(如5位)不足用0补齐,可以:

  选取该区域,右键-设置单元格格式-数字-自定义-右侧文本框中输入00000

  输入1即可显示00001

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  一、在Excel中如何使它像Word一样的自动定时保存文件?

  点击“工具”菜单“自动保存”项,设置自动保存文件夹的间隔时间。如果在“工具”菜单下没有“自动保存”菜单项,那么执行“工具”菜单下“加载宏...”选上“自动保存”,“确定”。然后进行设置即可。

  二、用Excel做多页的表格时,怎样像Word的表格那样做一个标题。

  在Excel的文件菜单-页面设置-工作表-打印标题;可进行顶端或左端标题设置,通过按下折叠对话框按钮后,用鼠标划定范围即可。这样Excel就会自动在各页上加上你划定的部分作为表头。

  三、Excel多条件求和函数有哪些?

  在Excel里,有哪些函数可以完成多条件求和呢?

  SUMIF函数和COUNTIF函数用法差不多.多条件的处理方法如下:

  1.多项目求和

  =SUM(SUMIF(B31:B35,{"A","C"},C31:C35))

  2. 03版本可以用SUMPRODUCT函数替代.

  =SUMPRODUCT((MONTH(A3:A9)=3)_(B3:B9="A")_C3:C9)

  3 .07版本可以用SUMIFS替换:

  =SUMIFS(D2:D11,A2:A11,"公司1",B2:B11,"人事部")

  多条件汇总,也可以用SUMPRODUCT函数完成。

  =SUMPRODUCT(条件1 _条件2_条件3_数据列)

  =sumproduct((a1:a10="财务")_(b1:b10="出纳")_c1:c10)‘统计A列是财务,同时B列是出纳的C列数据之和

  四、快速批量编辑Excel数据

  要将Excel工作表某单元格区域中的所有值均减少10%,可采用以下步骤:在某单元格中键入数字“0.9”,复制该单元格,选中该区域,单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令,单击“乘”,单击“确定”按钮。

  五、彩色Excel表格显示打印两不误

  如果将Excel工作表中的数据设置为彩色格式,而打印机为黑白打印机,那么工作表中的彩色区域打印出来的效果可能会不理想。在不更改工作表颜色设置的情况下,可以进行如下设置:

  1.在“文件”菜单中,单击“页面设置”命令。

  2.单击“工作表”选项,然后选择“打印”框下的“单色打印”项。如果使用的是彩色打印机,选择该选项可减少打印所需时间。

  3.单击“确定”按钮。

  六、Excel文件打开乱码怎么办?

  1:将工作簿另存为SYLK格式

  如果Excel文件能够打开,那么将工作簿转换为SYLK格式可以筛选出文档的损坏部分,然后再保存数据。首先,打开需要的工作簿。在“文件”菜单中,单击“另存为”命令。在“保存类型”列表中,单击“SYLK(符号连接)(_.slk)”,然后单击“保存”按钮。关闭目前开启的文件后,打开刚才另存的SYLK版本即可。

  2:转换为较早的版本

  如果由于启动故障而没有保存Excel工作簿,则最后保存的'版本可能不会被损坏。当然,该版本不包括最后一次保存后对文档所作的更改。关闭打开的工作簿,当系统询问是否保存更改时,单击“否”。在“文件”菜单中,单击“打开”命令,双击该工作簿文件即可。

  办公软件看似简单,其实花样很多。但其实只要用心多练,效率轻松提升个十倍百倍还真不是问题。只要有肯吃苦的决心,就一定会有所突破。以上这些希望可以对你有所帮助。

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  1.表格加框线

  默认情况下看到的单元格线,不管是一种辅助线,打印的时候是没有的。要想打印时显示出表格式,就需要自己添加。选中要添加表格线的所有单元格,然后右击它,选择“设置单元格格式”,或者直接按Ctrl+1键,调出单元格格式对话框,切换到“边框”。上面的“无”、“外边框”、“内部”,是针对整个表格的选项。如果想对表格线进一步细化,比如只让表格的一个边有线,或者为单元格添加不同方向的对角线等,可通过下面的选项操作。中间的预览框可以预览效果。

  2.插入和删除单元格

  Excel表格是经常变动的,最常见的是增加或删减表行。在某个单元格上右击,选择“插入”,然后在打开的插入对话框中,可以选择插入单元格,还是插入整行或整列。还有一个更快捷的方法,就是输入过程中,直接点击上方的“插入”下的三角按钮,选择插入行或列即可。删除行或列则点击“删除”下的三角按钮再进行选择。

  3.快速复制粘贴

  有时候我们需要输入1、2、3、4、5……等顺序数字,如果一个个地输入显然太麻烦了。其实只要先输入1和2,然后选中这两个单元格,再拖动它们右下角的绿色小方块(此时光标为十字形),就可以快速复制出无限多的顺序数字了。默认还显示当前所复制到的最大数字。

  4.输入身份证号等长数字

  一旦在单元格中输入身份证这样一长串的数字,往往会自动转换成科学计数法,看起来很不方便。这种情况下,选中单元格(如果该列都为身份证号则选中该列),然后选择“设置单元格格式”,把数字的种类改成“文本”即可。这样再输入长数字就不会被自动转换了。

  5.修改字体和对齐方式

  Excel默认是11号等线体,如果你为了美观想要改变成其他字体,可以右击要修改的单元格(或选中多个单元格后右击),此时右键菜单中会自动显示字体、字号的选项,直接进行设置修改就可以了。当然也可以选中单元格后,在上方的工具栏中进行修改,无需右击。

  当单元格中的文字内容较多时,就涉及到对齐方式的问题,同上字体的修改,可以同时设置不同的对齐方式。这里需要注意的一点时,一般需要设置“自动换行”,这样就不用担心内容太多显示不全的问题了。

  6.格式刷的使用

  格式刷可以快速设置相同格式。选中某个单元格之后,点击“开始”选项卡左侧的格式刷图标,然后在目标单元格上点击,该单元格的格式即自动与源单元格同步了。

  7.一键快速制图表

  对数据最好的装饰,就是将它转换成图表。选中相应的数据后,右下角即显示一个快速分析的小图标,点击图标展开它,切换到“图表”,选择“柱形图”即可生成快速图表了。当然也可以选择其他的图表样式。

  Excel最强大的部分,就是它的计算能力,这些不是一两个技所能解释得清的。下面的两个小,只不过是常会用到的Excel计算而已。

  8.快速求和、求平均值

  当我们输入一系列的数据之后,有时想要快速知道它们相加的和,或者它们的平均值。此时只需要直接选中相关的单元格,在Excel下方的状态态中,就可以看到它们的求和、平均值、和计数显示了。

  9.常用函数一键搞定

  更复杂的计算,需要使用Excel公式,不过许多人不懂这些公式该怎么办呢?选中某个要存放公式的单元格后,点击“公式”选项卡中的“插入函数”,在打开的对话框中,选中想要的函数,即会有该函数的格式说明,以及该函数的使用说明,如果想详细了解,可以点击左下角的“有关该函数的帮助”看到更详细的资料。

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