文秘主要工作职责

2022-01-14

  一、行政管理职责:

  1、负责学院行政人员的管理工作,每周召开一次行政例会,通报学院情况,沟通各部门信息,交换意见。

  2、负责对学院行政人员考勤管理。

  3、负责商学院印章的使用管理,严格按照制度和程序办理学院介绍信/证明等公文的签发用印手续。

  二、日常接待与对外联系:

  1、负责学院领导的工作联络与接待,领导日常工作日程的安排与协调。

  2、协助领导做好来访接待及电话寻访工作。对不适宜领导接待的来访,要主动婉拒,并做好解释工作。

  3、负责学院与学校其他行政管理处室及各院、系之间的联系及沟通工作。

  三、文档管理工作:

  1、负责来文的签收、登记、呈批、复印、分送、催办。负责学院领导文、电的运转和管理,根据文、电内容和需要及时呈批和催办。

  2、负责学院行政文件的制发,安排编号、打印、校对、装订、分发及印发工作。

  3、协助学院领导做好行政方面的一般信函和文件材料的草拟与整理工作。

  4、负责学院文件资料、原始数据的保管、归档、立卷、交档和销毁及档案利用。注意积累文件,做到平时归卷。立卷归档要齐全完整、分类正确、移交及时。

  四、行政后勤管理工作:

  1、负责学院办公会议会务工作,协助领导建立必要的工作档案(领导讲话的保管,重要批示的登记、重要活动的`登记等)。

  2、协助主管领导收集、汇总学院工作计划、总结等文字材料的组织与协调工作。

  3、负责催办上级文件要求事项、学院领导批示意见并将检查落实情况反馈。

  4、负责管理和检查学院办公场所的使用和卫生清洁情况并作好记录。

  5、负责行政办公用品的管理工作,根据办公使用情况和经费指标合理制定办公用品及办公设备消耗材料的采购种类和数量,督促有关人员及时分批合理采购,并负责入库保管和按教职工的实际需要合理发放。

  五、其他工作:

  1、负责收发传真、文件的登记并落实到具体相关执行人。

  2、协助主管领导实施人力资源管理等方面的具体事务。

  3、负责办理学生证明、介绍信及行政盖章手续。

  4、协助主管领导组织和编写学院简讯。

  5、完成其他领导交办和学院相关职能部门布置的临时工作。

  6、负责划定办公区域内的清洁工作,做到窗明几净、文档归类整洁。

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