学校办公室收发文管理制度

学校办公室收发文管理制度（通用13篇）

　　在日新月异的现代社会中，各种制度频频出现，制度是指一定的规格或法令礼俗。大家知道制度的格式吗？下面是小编为大家收集的学校办公室收发文管理制度，仅供参考，大家一起来看看吧。

　　学校办公室收发文管理制度 1

　　办公室是全校公文处理的管理部门，负责全校收发文的管理。

　　一、收文办理

　　收文的办理程序包括签收、登记、拟办、批办、承办、督办、回复、归档等。具体办理规范如下：

　　（一）办公室文秘工作人员每天负责对全部来文（纸质、电子）进行签收、登记，收文登记应将公文标题、密级、文件字号、发文机关、收文日期、办理意见等情况逐项填写清楚。登记后由办公室主任阅文并提出拟办意见后呈送校领导阅批。

　　（二）阅办文件由办公室文秘人员按下列程序处理：

　　1、校长阅示。所有来文一律先呈送校长阅批。党务来文由党委书记阅批。

　　2、分管校领导阅处。根据校长或党委书记的批示，按照分工送有关校领导阅处，有关校领导要当日阅处（如需传阅，应交由文秘送下一位校领导阅处）。急件即送批办，校长外出遇有急办件时可由办公室主任先送分管领导阅处并说明情况。

　　3、有关处室阅办。根据校领导的批示交有关处室办理，有关处室负责人应按时完成公文办理工作，并及时将办理结果反馈给办公室。

　　4、存档。有关处室办结后，应将文件送办公室文秘人员。文秘人员将文件交办公室主任签字确认后按规定存档。

　　（三）传阅件原则上按校领导的`排序由前向后递送，传批件按校领导的排序由后向前递送。遇有领导出差，可先送下一位阅文领导。文秘人员应随时掌握公文的去向并做好记录，避免漏传、误传和延误。

　　（四）文秘人员要督促承办人公文办理工作，确保公文按时办结。

　　（五）文件传阅过程中不准横传，一律由文秘人员负责传递。

　　（六）文秘人员必须高度重视网发文件的收文工作，每个工作日不定时浏览市教育局办公平台及时收发文件，急件要做到随收随送。

　　二、发文办理

　　（一）凡以我校名义印发的公文，都要按拟稿、审稿、核稿、领导批示、签发、登记、印制、用印、分发等程序办理。

　　（二）拟稿审稿。由主办公文拟制的处室负责，要求符合国家有关法律、法规和政策规定，操作简便可行，文种使用恰当，内容准确全面，结构简洁完整。拟稿完成后由拟稿处室负责人审稿。

　　（三）核稿。审稿完成后交办公室主任核稿。办公室主任外出时由副主任负责。

　　（四）批示。审稿完成后由分管校领导批示或签发。

　　（五）签发。以本校名义印发的上行文，一律由校长签发；以本校名义印发的平行文或下行文，一般性业务工作由分管校长签发，涉及干部任免等重大事项由校长签发。

　　（六）发文登记。发文登记由办公室负责文秘的同志负责，包括填写发文字号、记录签发人、按经校领导审定的印发范围和存档要求确定公文印发份数等。发文登记前应进行复核，重点是检查审批、签发手续是否按规定程序办理，是否完备，附件材料是否齐全。

　　（七）复校。复校由办文的同志负责，办文的同志负全面校对责任，包括文字、格式、内容等。

　　（八）分发。分发由文件主办处室负责文件的装封、分发。办理完毕后，由主办处室将文件一式二份连同拟稿单交办公室存档。

　　（九）严格以下发文程序：

　　1、处室草拟公文未经处室负责人核稿的，办公室退回拟文处室核稿。

　　2、公文签发后未经发文登记和复校的，办公室不予印制，送由办文处室复校。

　　3、未完善手续的公文，办公室不予用印，退回办文处室完善手续。

　　4、严格控制校内发文数量，一般性日常通知、活动方案等以xx中学函的形式下发。

　　三、监督管理与责任追究

　　办公室负责行政文件落实的监督管理，组织科负责党委文件落实的监督管理，收发文不及时或领导审批、阅处延误，造成工作被动的，报请学校办公会研究，视情节给予扣除相关责任人当月10%—30%绩效工资处分，造成严重后果的扣除相关责任人当月绩效工资。处分情况向全校公示。

　　四、本制度解释权归学校办公室。

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　　一、学生会部门任务书、广泛性通知、工作报告、请示、批复等统一以学生会公文形式由秘书处按程序办理。

　　二、所有公文均进行收发文登记，发文簿由秘书处统一保管以备查验，秘书处负责所有文件的收发。

　　三、任务书为学生会内部文件，按公文处理，下到任务书一律以纸制形式由秘书处至各部部长或各部门专兼职秘书。

　　四、广泛性通知是普发性文件，由秘书处或部门提出的.方案报批主席团后以学生会名义发出（或转经报批团总支后由团总支名义发出），由主席团提出的方案经讨论后以学生会名义发出。

　　五、工作报告按实际报告的部门发出。主送主席团的工作报告经由秘书处收文转交。各部门部长必须每月向主席团递交个人书面工作总结，每季度递交部门工作报告。

　　六、由部门策划的活动一律以请示的形式向主席团请示，并将策划书列为附件一并递交，待讨论通过后以学生会名义向团总支请示。

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　　1、收文制度：

　　（1）签收。上级机关或外单位专人送来的收文，由校办工作人员签收：到上级机关领取收文，由领取人签收：签收人应将收件及时移交校办。

　　（2）拆封。拆封由校办工作人员办理，其他人员未经同意不得私自拆封。有具体领导“亲收”的`信件，应交领导自己办理。密件必须由校领导拆封。

　　（3）批办。由校长根据收文的内容和要求作出批示。

　　（4）传阅。传阅范围由校长确定，再由校办工作人员调度传阅工作。

　　（5）归卷。文件阅办完毕后分类归档。

　　2、发文制度：

　　（1）拟稿。学校的文件由办公室负责起草和审核，各部门的文件由各部门负责起草，并送分管领导审核。

　　（2）签发。各部门的文件及时送交校长审核签发。

　　（3）发文。文件经领导签发后，由校办进行统一编号发文。

　　（4）归卷。所有发文的底稿及正式文件进行归档。

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　　一、学校公文是传达党和国家的方针政策，指导学校工作，发布规章制度，请示回答问题，总结交流经验的重要工具，也是学校文书档案的重要内容。

　　二、学校公文的分类：

　　1、请示：向上级机关请求指示、审批，用“请示”。

　　2、报告：向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。

　　3、决定：安排学校重要活动和对师生员工的奖惩，用“决定”。

　　4、决议：经各种会议讨论通过的事项用“决议”。

　　5、布告：公布师生员工普遍应当遵守或周知的事宜，用“布告”。

　　6、公告：向校内外宣布重要事项，用“公告”。

　　7、通知：转发上级公文，要求各单位(部门)办理和要求师生员工周知或共同执行的事项，用“通知”。

　　8、批复：答复校属各单位的请示报告，用“批复”。

　　9、函：相互洽商工作，询问或答复问题，用“函”。

　　10、会议纪要：传达会议决议事项和主要精神，要求与会单位(部门)共同遵守、执行，用“会议纪要”。

　　三、公文一般由标题、文件编号、主送机关、正文题词、发送机关、发文日期、秘密等级等部分组成。确定发文日期的原则是：凡会议通过的，以通过日期为准;领导签发的，以签发日期为准。涉及学校重大事件的`文应由校长亲自签发。

　　四、学校文件，一般由校长办公室起草或组织有关部门共同起草。各种文件必须交办公室存查。

　　五、草拟公文必须严肃认真。文稿要符合党和国家的方针政策和有关规定，符合学校实际情况，观点明确，条理清楚，层次分明、文字精练，用词规范，书写工整，标点准确，引文要准确，篇幅力求简短。

　　六、公文处理必须做到准确、及时、安全。上级机关来往的行政公文，由校长室负责批发、分发、传递、立卷和归档。各处、室对口部门的来往公文，由各处、室负责收发、传递、分办，并进行分类，立卷和归档。

　　七、各处、室向校领导的请示报告，应直接送办公室办理。办公室根据情况分送有关校领导批示，并尽快答复。

　　八、凡以学校名义发出的公文，统一由办公室安排打印，各处、室不得擅自或强行要求打印。

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　　（一）公文的拟稿、审批程序。

　　1、以学校名义报上级机关、业务主管部门的公文，下发学校各处室的公文，根据其业务内容，由主管科室代校草拟稿。

　　2、有关处室代校草拟的文件，应一律送校办复查，并由校办公室送有关校领导签发。若需有关处室会签的，应在会签后送校办公室复核，再送有关校领导审批签发。

　　3、凡已向全校部署了的工作，一般不另行文，会议文件一般不重发。

　　4、经领导签发的文件，原则上不得改动，若需改动，须经原签发人同意。

　　（二）公文的'处理和贯彻执行

　　1、凡收到的一般公文，在收文人登记编号后交办公室主任批办，重要文件由办公室送主管领导后，按照职责交有关处室办理。

　　2、各部门对来往文件应有专人负责进行登记、编号，并妥善保管。

　　3、需要答复和急办的公文要迅速办理，办公室须注明承办处室，要求完成日期等内容。办公室主任要负责检查、催办、防止漏办和延误。办理完结，办公室应填写完成情况和日期。

　　4、发出的公文和归档的公文要加盖公章。

　　5、公文管理制度由学校办公室负责贯彻执行，并定期检查全校各处室执行情况，将检查结果，向主管校领导汇报。

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　　为了全面贯彻落实上级文件精神，加强文件管理，同时，规范本校文件的制发程序和规格要求，特制定本制度。

　　一、上级公文管理

　　1、上级文件指县委、政府、镇党委、政府相关文件、县教育体育局、招办、电教中心、教研室文件以及县财政局、人劳局、卫生局、公安局、环保局等部门相关文件。

　　2、镇公安派出所、计生办、卫生院等部门的文件一同纳入公文管理。

　　3、校网络管理员每天登录《商南教育信息网》，及时下载、打印县教育体育局、招办、电教中心、教研室文件，并送行政办公室处理。

　　4、其他上级部门、平行部门直接送达的纸质文件无论交入何人之手，都要及时转交行政办公室处理。

　　5、行政办公室接到下载、打印的纸质文件和直接送达的纸质文件后，按以下步骤操作处理：

　　（1） 在《收文登记表》上进行登记；

　　（2） 粘贴《文件传阅单》，呈报校长批复；

　　（3） 根据校长批复，转呈分管领导或相关部门办理，并在《文件传阅移交登记册》上进行登记；

　　（4） 对文件上要求办理的事项，在《督办记录单》上予以记载，并按照办理时限和要求，及时督促各分管领导或部门完成；

　　（5） 对于已经办理完毕的文件及时收回存档，并按自然年度，一年分类装订一次；

　　二、本校文件管理

　　1、根据工作内容和性质，需要以文件形式印发的`，分别由支部、工会、教导处、团委、保卫处、总务处起草，除此之外的文件由行政办起草。

　　2、起草的文件必须格式正确、标题鲜明、主体明确、文从字顺、内容具体、要言不烦、操作性强。

　　3、文件起草后，到行政办公室《发文本》上进行登记、编号，然后粘贴《商南县过风楼镇初级中学公文制发审核表》，呈报分管领导审核，校长签发。

　　4、各部门起草的文件由各部门负责，在电脑上打出，制成电子版。文稿打完后，经办人要反复校对，力求一个字、一个标点都不放过，体现公文的准确性，严肃性。

　　5、制成电子版后，拷到文印室电脑上，由文印人员进行再校对和排版、印制。其制作要求为：

　　（1） 纸张：A4

　　（2） 页面：页边距上、下、左、右为2.5cm；行间距为固定值，25磅；字间距为标准；

　　（3）字号：主标题 小二；正文 三号；

　　（4）字体：主标题 黑体；正文 仿宋（GB2312）；

　　（5） 格式：主标题与正文空一行，正文首行缩进2格字符。

　　6、文件印制后，统一到行政办公室盖章，并上报下发。

　　7、各部门印制的文件必须存档一份（底稿也必须存档备查），并按自然年度年底分类整理，装订归档。

　　学校办公室收发文管理制度 7

　　第一章总则

　　第一条为了进一步规范我院公文处理工作，提高办文质量和效率，现根据上级文件精神，结合我院实际，制定本办法。

　　第二条本办法所指的公文，是在党务和行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要依据。

　　第三条公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互联系、衔接有序的工作。公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全，并严格执行保密的法律法规。

　　第四条公文是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布学院行政规章制度，向上级请示工作或报告情况，对下属单位或部门答复问题或指导工作，与平级或没有隶属关系的单位商洽工作的重要工具。各级部门必须认真做好公文处理工作，为我院的教学、科研和管理等各项工作服务。

　　第五条学院及各部门办公室应设立文秘部门或者配备专职人员，负责公文处理工作。各级领导应当高度重视公文处理工作，模范遵守公文处理的有关规定，加强对公文处理工作的领导和监督。

　　第二章公文种类

　　第六条我院常用的公文种类主要有决定、意见、通知、报告、请示、通报、函等。

　　1.决定适用于对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位或人员，变更或者撤消下属部门不适当的决定事项。

　　2.意见适用于对某项重要工作进行指导、作出安排或提出见解和处理办法。

　　3.通知适用于传达或转发上级机关的指示和公文，批转下级部门公文，告知下级部门需要知道、办理或执行的事项，发布规章制度，任免人员。

　　4.报告适用于向院领导或上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

　　5.请示适用于请求院领导或上级机关给予指示或批准。

　　6.通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

　　7.函不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。

　　8.会议纪要适用于记载传达会议情况和议定事项。

　　第三章公文格式

　　第七条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关(部门)、正文、附件、附注、成文日期、印章、主题词、抄送单位、印发机关(部门)和印发日期等部分组成。

　　(一)发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称。两个以上机关联合行文，主办单位应当排列在前，由主办单位编号。

　　(二)发文字号应包括发文代字、年份、序号。由院办负责编号。

　　(三)涉及国家秘密的公文应标明密级及保密期限。密级分“秘密”、“机密”、“绝密”三种。其中，“机密”、“绝密”级公文应标明份数、序号。

　　(四)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”，“急件”。其中，明传电报应当分别标明“平急”，“加急”，“特急”，“特提”。

　　(五)公文标题由发文机关、事由、文种三部分组成，不宜过长。其中，“事由”应是公文内容的准确概括，如涉及多方面内容的，可保留主要方面，其余以“等问题”，“若干问题”，“具体问题”，“有关问题”等代替的办法进行缩减。

　　标题中一般不用标点符号。引用其它公文标题时，所引标题要有发文机关。除批转法规性文件外，一般不加书名号。

　　构成标题的三部分，一般可省去发文机关。公告或某些内容十分简单的公文，有时可省去事由，或者同时省去发文机关部门。

　　(六)主送机关(部门)指公文的主要受理机关(部门)，应当使用全称或者规范化的简称、统称。其位置在标题左下，正文上，顶行书写。要求下级有关单位共同办理的，可以写几个主送机关(部门);报送上级的公文，一般只写一个主送机关(部门)。

　　(七)正文的基本要求是简明扼要，条理清楚，符合事实，合乎文法，准确地表述发文的主要精神。正文的开头，一般应简要说明发文的

　　原则或目的，以提示阅读者注意。结尾是对受文机关(部门)提出的总

　　要求，一般根据公文种类、性质和行文关系使用通用简语，不可因沿古旧用法或随意生造。

　　(八)公文如有附件，应在正文之后、机关(部门)名称之前，注明附件顺序和名称。附件是正文的补充部分，要与正文一并装订，较长的可以单独装订，但要在标题左上方注明与正文的`顺序关系。

　　以颁发、印发、批转、转发形式制发的公文，形式上也是附件，因标题上已经明确，不必在正文后注明，但不能与正文分开装订。

　　公文如有附注(需要说明的其他事项)，应位于成文日期之下，主题词以上，并加括号标注。

　　(九)成文时间除会议决议以通过的日期为准外，一般应以领导人签发的日期为准;联合行文以最后签发机关(部门)负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。成文时间应用规范全称，用汉字书写。其中，“零”应写成“○”。

　　(十)公文除会议纪要和以电报形式发出的公文外，应当加盖印章。

　　(十一)除会议纪要、明传电报外，公文应当按照要求标注主题词。主题词不得超过五个。上行文按照上级的要求标注主题词。

　　(十二)与公文有关、需要了解公文内容或协助办理的机关(部门)，属上级机关(部门)的列入抄报，平级或下级机关(部门)的列入抄送。不能漏写或多抄、滥送。抄送、抄报机关(部门)书写位置在公文末页的下端。

　　(十三)公文的左右空白要求和谐、匀称、美观，大小适当。公文用纸一般采用国际标准A4型(210mmx297mm)。统一在左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

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　　档案是我校各项工作活动的历史记录，是当前和今后工作查考的重要依据，也是学校宝贵的文化财富。因此，爱护档案资料，人人有责，借阅档案资料必须履行借阅手续，切实保证其完整与安全。

　　一、档案员负责档案资料管理和提供利用工作，经手查找调卷，督促借阅者履行手续，无关人员非经有关领导批准，不准入档案室开箱取阅材料。

　　二、凡借阅档案资料者，均要按照《查阅档案资料登记卡》的栏目进行登记，本校人员调阅其业务范围的`档案材料，可直接由档案员提供，借阅非隶属业务范围的材料，需经办公室主任或校领导批准才能调阅。

　　三、外单位借阅档案资料，必须持借阅单位的介绍信，经本校有关领导批准，方可借阅，但一般不外借。

　　四、借阅者要确保档案材料的机密与安全，不得折绉、污损、拆散、私取或裁剪档案材料或在文件上划线、圈点、打叉、涂改等，违者依法追究责任。

　　五、借阅者未经本校领导或档案室同意，不得摘录翻印、复制或公布档案材料。

　　六、借阅者均要在档案室内阅读，严禁带到公共场所阅读，如有违反或遗失，要追究责任。

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　　1、凡本单位人员因工作需要查档案，一般在档案室查阅，如需借出，须办妥手续前方可借出，并在2—3天内归还。

　　2、借阅档案，必须履行登记手续，填写借阅登记及档案利用效果。

　　3、查阅或需摘录机密档案，须经指导批准，并在指定地点查阅，不得翻阅其他无关材料。

　　4、凡外单位来查阅档案，须持单位介绍信，并说明查阅内容，年代和目的才能查阅，除特殊情况外，一律不外借。

　　5、借阅档案必须妥善保管，爱惜使用，制止私看折卷，抽页，随意涂改做记号，不得擅自复制、转借别人或单位，一经发现依法处理。

　　6、凡未经，登记完毕的档案，一律不外借。

　　学校办公室收发文管理制度 10

　　一、档案人员应按档案资料收集范围及时收集各种档案资料，并将筛选后的资料分类装订，编制目录，装盒入档。

　　二、外来文件、函件由学校指派专人分类编号登记，学校有关领导阅后，即立卷归档，先交一份给档案人员归档；教职工任免、考核、晋升专业技术职务，调整、入党、入团、奖惩等资料要及时立卷归档。

　　三、校外人员来校查阅档案，未经同意不得摘抄档案材料，经同意摘抄的材料必须经档案资料人员仔细核对并签署意见；查阅者不得将档案拿出资料室。

　　四、校内人员借阅业务档案，学生学籍档案必须经有关领导同意方可借阅，并要办理登记手续，在规定期限内完好无损地归还。

　　五、档案资料室门窗要坚固，要配有消防器材，保持整洁、干燥，自然通风；严禁吸烟和放置易燃、易爆、易引鼠入室的`物品。

　　六、档案管理人员不得将无关人员带进档案资料室，不得外泄档案中的机密，档案资料人员在工作中所用的各种草稿、废纸等，不能乱扔乱抛，应按保密纸处理或销毁。

　　七、将档案管理工作列入年度考核。

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　　为了确保档案的机密安全，档案管理人员应当忠于职守，时刻注意保护档案的.机密安全，严防失泄、窃密事故发生。

　　一、档案管理人员严格遵守《保密守则》，不在家庭生活、亲友聚谈、通信、公共场所谈话涉及机密事项，更不能擅自携带机密档案出库。

　　二、严格执行《档案借阅利用制度》、《档案保管制度》、《档案保密制度》，按照审批权限和借阅范围借阅档案材料。机密档案材料一般应在档案室内阅看。

　　三、收回在密级档案材料时，要认真清点有无缺页，询查有无复印和摘抄机密材料，是否抄录在保密本上，应在借阅单上填写清楚。

　　四、不能擅自带人进入档案库房，更不能让非档案管理人员自己查找翻阅柜内档案。

　　五、经常检查借出去的密级档案的保密情况，督促有关人员做好保密工作，发现有泄密情况，应及时向领导汇报，采取必要的措施，对责任者依法追究责任。

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　　一、学校档案实行统一领导、综合管理、专人负责的管理办法，任何处室和个人不得将档案据为已有。

　　二、档案室做到专室、专柜、专夹，配备必需的工作设施，任何处室和个人不得挪措档案室设备。

　　三、按照《档案法》和档案工作程序，严格做好档案的鉴定、立卷、登记、归档、移交、销毁等工作。

　　四、学校干部职工查阅档案要认真履行借阅登记手续，不得损坏，散开漏页，划圈涂抹，并按期归还。

　　五、学校档案不向外人借阅，特殊情况需经学校档案工作领导小组负责人签字同意方可办理，但必须在阅文室内并在专职档案人员的.监督下抄录有关内容或出具有关证明。

　　六、定期做好档案的统计、分析和编研工作，要围绕工作的需要和针对本校各处室工作的特点，编制出有使用价值的资料汇集及检索工具，最大限度地发挥其综合效益。

　　七、经常性地做好库房管理工作，严格做到防火、防潮、防鼠、防虫、防尘和防止有害气体及微生物对档案的侵蚀，学校档案工作领导小组要定期进行检查，发现问题及时补救。

　　八、做好安全保卫、防特、防盗工作。严格值班制度。因保管不善造成档案丢失或毁坏的，要追究有关人员法律责任。

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　　为不断加强学校档案的保管、保密和利用工作，根据依法治档的原则，特制订如下制度：

　　一、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》，以及其它有关档案工作的'规定。

　　二、凡已入档的各类档案，须经统一分类登记、编目、科学管理，妥善存放，并制订案卷目录等索引查询工具。

　　三、设立档案库，配置专业存档箱柜，切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防虫等安全防范工作，定期检查保管情况，确保档案安全，做到无丢失、无霉变、无虫蛀、无差错。

　　四、对已过保管期限，需销毁的档案材料，要清理造册，报校领导批准。

　　五、档案责任人应严格遵守国家工作人员保密守则，非档案工作人员未经许可，不得擅自进入档案室。

　　六、属保密范畴内的档案，利用者须报经校领导同意后方可查阅，查阅档案时与利用目的无关的章节，请勿翻阅或摘录。

　　七、凡有需查阅档案者，查阅时不得把案卷拆散、涂改、损毁或转让他人。

　　八、利用者如须摘录、复印有关档案，一般的经档案员同意，重要的机密档案须经校领导批准后方可摘录。

　　九、外来人员需利用本单位档案的，需持单位介绍信，并注明利用目的，经校领导同意，方能查阅。

　　十、做好档案利用记录工作，档案员有权向利用者收集利用效果;利用者有义务向档案室反馈利用效果。

　　十一、档案工作人员对档案材料要定期全面检查，发现问题应及时改进。

　　北兴农场中学

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