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档案信息的管理与利用

2014-10-02
  档案信息的管理与利用
  
  作者/党秀丽
  
  摘 要:对档案信息加以科学高效地管理,灵活地对档案信息资源进行开发和利用,并使其在高校各单位实现更好地服务,是当今档案信息管理人员继续重点考虑的问题之一。通过对档案信息管理技巧论述的同时,还提出了档案信息的利用策略。
  
  关键词:档案信息;管理;利用
  
  随着社会的发展和时代的进步,人们对于信息的需求量也越来越大,而档案信息也开始发挥着越来越重要的作用。因此,如何对档案信息加以科学高效的管理,灵活地对档案信息资源进行开发和利用,并使其在高校各单位实现更好的服务,是当今档案信息管理人员继续重点考虑的问题之一。
  
  一、档案信息管理技巧
  
  档案信息是一种重要的信息资源,新形势下可以运用以下管理技巧来做好档案信息的管理工作:
  
  1.提高管理人员素质
  
  要想做好档案信息管理,首先必须提高管理人员的素质。因为,档案管理人员水平的高低、专业知识的好坏,直接关系到档案信息管理的成效和发展。因此,提高管理人员的素质显得尤为重要。
  
  比如,应组织培训让管理人员掌握熟练的专业知识,并通过不断学习来提高他们的现代化管理技能以及科学管理与开发档案资源的能力,只有通过培训和学习才能有效提高档案人员对档案资源的使用效益。所以,相关单位应充分充实档案管理人员的继续教育培训工作。
  
  同时,还应组织管理人员集中学习现代化科学知识,计算机操作技能等。因为随着信息化时代的到来,档案信息电子化、办公自动化是档案管理的发展趋势,只有提高档案管理者的专业知识、计算机操作技能以及综合能力,才能使之成长为时代需要的复合型人才或信息专家,才能促进档案事业高水平的持续发展。
  
  并且还应积极培养档案工作人员的敬业爱岗精神以及乐于奉献、全心全意为用户服务的品质和良好的职业道德。还应让他们了解一定的法律法规,以做好相关档案信息的保密工作。只有这样,才能真正促使他们做好档案信息管理工作,才能为用户和各单位,甚至为社会提供快速、优质的信息服务。
  
  2.完善档案信息管理制度
  
  要想对档案进行科学规范的管理,还必须完善档案信息管理制度。(www.fwsir.com)只有建立健全的管理制度,才能保障档案信息管理工作的顺利开展,并使高校的档案资源充分发挥出应有的效用。
  
  比如,可以根据高校档案资源管理的实际情况,制订科学合理的两级档案管理制度,如一级管理主要是由高校档案室来进行档案信息管理工作,另一极管理则由基层立卷单位来进行高校档案的管理工作。两级同时进行管理,并制订相应的管理细则,就可以在分工明确的基础上,依据制度来进行管理。这样可以取得良好的管理效果。
  
  在高校的档案管理过程中,建立有效的档案管理机制,可以规范档案管理并形成规范的档案信息管理体系。比如,对档案管理人员建立岗位责任制,对失职失责的管理人员依照惩罚制度进行相应的惩罚,可以防范或杜绝泄密违法事件发生,比如,建立档案信息借阅或使用制度,可以在保障信息安全的同时充分发挥其利用价值。只有建立健全的管理制度,才能使整个档案信息管理工作做到有章可循。
  
  3.加快档案信息现代化管理
  
  当今是科学技术高度发展的社会,档案信息管理只有顺应时代发展加快现代化管理进程才能更好地发挥其作用和价值。因为传统的档案管理,大多是以纸质档案为主进行保存,或者以照片、录音、录像等实体作为档案载体,工作人员主要是以手工操作为主完成档案管理,因此,费时费力,管理过程繁琐且工作量较大,以致很多有价值的档案信息资源大量被闲置或浪费。
  
  随着电子信息时代的到来,为了提高档案信息的利用价值,
  
  为了优化其存储环境,可以借鉴计算机存储技术,以便于档案信息的`长期保存,同时还可以有效避免纸质档案造成的受潮、虫蚀以及火灾等灾害,减少一定的损耗和保管经费等。同时,现代化的科学技术管理还有利于档案信息的反复借阅。
  
  在传统的档案管理的基础上加快档案信息现代化管理,运用电脑多媒体技术等科学技术的信息管理,不仅顺应了信息社会的发展趋势,还能加快档案信息系统化建设,并且能有效地实现档案管理工作各个环节的现代化发展,比如,借助计算机、光盘、缩微、多媒体等技术进行管理可以更好地为当代档案管理的现代化提供良好的帮助。
  
  二、档案信息利用策略
  
  档案信息是档案管理者进行各项管理工作的依据,作为档案管理者可以运用以下策略,充分发挥高校档案信息的利用价值:
  
  1.打破传统的档案信息服务形式
  
  档案工作服务的目的是为用户提供他们需要的档案信息服务,尤其是在当今信息化的社会,信息服务显得越来越重要。因此,管理人员必须打破传统的档案信息服务形式,将过去档案信息待查的服务模式转变为档案信息的开发利用,这样才能真正发挥档案信息的使用价值。
  
  打破传统的档案信息服务形式,还要求工作人员将档案的工作重心进行转移,应积极主动地对那些需要档案服务的用户提供引导,提高档案信息的利用率。比如,对那些处于雪藏式的档案信息,应将其分类重新归档,并设置索引编号,加注档案类别,以供用户查阅并发挥出档案本身应用的价值;同时还应改变传统的被动坐等服务形式,应积极改变单一的查询检索
  
  工具,同时还应积极做好档案利用信息反馈等工作,这样才能充分发挥出档案信息资源的利用价值,并促使档案信息管理的健康发展。因此,作为管理者必须主动转变服务观念,强化服务意识,积极改变传统的档案管理和服务形式,创造新的服务模式,以为用户提供他们所需要的档案资料,并有效实现档案信息的服务价值。
  
  2.创建档案信息开发利用的网络平台
  
  档案信息的有效利用还需要积极创建档案信息开发利用的网络平台,以借助网络来充分发挥档案信息的利用价值。比如,利用网络传输速度快、存储容量大,以及资源共享效率高等特点搭建信息网络平台,以方便用户、服务用户。
  
  例如,以一个档案馆为中心,组建网络中心,在网上利用数据库进行档案信息收集、存储各种档案信息源等,再集中取舍分析、定量分析、效益分析,并利用网络平台高校图书馆以及各级直属单位等进行网络信息枢纽相互交流,对有价值的信息进行开发共享,以发挥出档案信息的利用价值。
  
  利用网络平台还可以创建虚拟空间来发挥相应的档案数据信息,将那些可选性强、目的性强、利用效果好的档案信息,提供在线浏览功能,档案管理者可以根据用户的需要及时补充信息内容,以为用户及时提供准确的档案信息。因此,利用网络平台可以对档案资源的开发利用带来理想的效果。
  
  高校档案信息是高校办学资源中重要的组成部分,现代档案信息资源的管理和利用是联系在一起的,是一个整体,科学高效的管理方式可以有效促进档案信息的利用,通过对档案信息资源的利用也可以很好地促进档案信息的管理,甚至还可以提升档案信息资源的社会贡献力。因此,作为档案信息管理人员,应积极做好这两方面的工作。
  
  参考文献:
  
  [1]唐祖芳。浅谈信息时代档案信息资源的开发利用[J].航空档案,2013(02)。
  
  [2]吕小瑞。网络档案信息资源开发利用探析[J].科技档案, 2014(01)。

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