办公室工作要做到“两化”——简论办公室工作的艺术

办公室工作要做到“两化”——简论办公室工作的艺术

办公室工作要做到“两化”——简论办公室工作的艺术
　　
　　口吴铁卫
　　
　　办公室作为一个单位的中枢、纽带、窗口，起着承上启下、联系左右、协调各方的重要作用。一个企业的运转，以及正常运转中很多问题的处理，都要靠办公室来组织协调。办公室工作的质量直接影响着一个单位的工作效率。在当前经济发展加速、结构调整加快、改革工作深入的情况下，做好办公室工作更具有重要的意义。做好办公室工作是一门“艺术”，搞好这门“艺术”需要做到“两化”：将复杂问题简单化，将简单问题复杂化。
　　
　　复杂问题简单化的艺术
　　
　　将复杂问题简单化是办公室工作职责所在。将复杂问题简单化，就是要将杂乱无章的事务理出头绪，分清缓急，突出重点，将问题逐步解决。办公室既是领导决策参谋的中心、信息处理交流的中心、会议文件运转的中心，也是综合协调的中心、服务保障的中心。这么多的“中心”说明了办公室工作的复杂性。然而，通常情况是，办公室工作人手少、领导要求高，常常是好多事情一股脑地全部冒了出来，让人理不出头绪。
　　
　　对于一大堆庞杂繁琐复杂的问题作简单化处理，需要树立大局意识，具备综合分析问题的能力。要将面临的问题分门别类，将一堆复杂的大问题分解为两个相对简单的“中问题”，再将“中问题”分解为多个小问题。比如，首先要分清是属于信息处理的还是需要参谋、协调的，是体现品质窗口形象范畴的还是政务类别的；如果是政务类别的，再细分为办事、办文、办会等小类．，对这些分解后的小问题，要分清哪些是需要马上处理的，哪些可以放一放再解决，哪些一时半会儿解决不了需要深入调研才能办理；同时，还需要分清哪些必须亲自去办理，哪些可以委托别人处理，哪些需要协调部门去解决。经过这样的处理，既不影响办事效率，又不至于因一时忙乱而错下结论，为最终解决问题留下隐患，导致复杂问题更趋复杂。再繁杂的问题总有来龙去脉，再难解决的问题总有突破口。在办公室工作中要善于在事与事之间找到“相似点”，在左与右之间找到“链接点”，在繁与简之间找到“转化点”。办公室工作虽然比较杂乱，但还是有章可循的，应结合单位实际，认真总结办公室工作的经验，形成规范化、流程化的办理模式，制定标准化的工作指南，一丝不苟地去办事，繁杂问题自然会迎刃而解。
　　
　　在办公室TI作中也常常会遇到某一项让人左右为难或者不知从哪儿下手的复杂问题，这类复杂问题的简单化更是一门艺术，既需要把握原则，又需要巧妙灵活处理。 (范文先生网　www.fwsir.com) 办公室作为一个单位形象展示的窗口，必须始终把握正确的原则，做到政治上坚定、行动上忠诚，自觉与党政领导在思想上行动上保持一致，不折不扣地将党政领导的决策贯彻好、执行好。这既是对办公室人员最基本的政治要求，也是办公室人员处理问题时的行动准则。办公室人员既是决策制定的参谋，又是决策坚定的执行者。坚持原则是做好各项工作的基础，处理再复杂的问题只要不偏离原则，就等于解决了一半。在处理一些问题时，在坚持原则的基础上，又必须灵活把握。办公室人员任何时候都要委婉用语，不能以势压人、颐指气使，始终做到诚恳、平和、谦逊、委婉。不坚持原则，便会乱了分寸，使复杂问题更加复杂化。但是如果不懂得变通，僵硬死板地将各项决策执行到底，不灵活把握，就会失去处理的先机，不但办不好事情，反而会使简单问题变得复杂。注重灵活性，不是说将党政领导的决策抛到九霄云外，也不是将最基本的原则底线置之不理，不到万不得已不能突破底线，而且要在事前及时做好沟通，事后及时做好汇报。
　　
　　简单问题复杂化的艺术
　　
　　将简单问题复杂化常常被认为是虚张声势、自欺欺人，可能贻误时机；这些人还常常被人说成是“老油条”、“老机关”。其实不然。这里所说的将简单问题复杂化，是办公室工作艺术化的体现，就是将办公室工作做得更加精细，处理小事情也要有解决复杂问题的心态和智慧。办公室工作表面看都是一些琐碎事、小事，但这些事情往往非常关键、非常重要，有的甚至关系全局。因此，做办公室工作一定要认真负责，丝毫不能麻痹懈怠。
　　
　　将简单问题复杂化需要无比的细致。在办公室工作，100件事中，99件做好了是职责所在、理所应当，可能也没有任何人注意，但是l件没有做好，就暴露在大家的眼皮下，而且还可能对工作造成损失，甚至影响工作的全局。因此，对于任何一件事情，哪怕再小、再微不足道的“小事”，都不能掉以轻心或者认为无所谓，而要以无比的细心去处理。在这个过程中，不仅要考虑到事情本身，更要考虑小事涉及的方方面面，将“小事”放在大环境里去综合分析和处理。对于每一个文件，都不能以文论文，要充分了解发文的背景，对于一个字、一个标点都不能放过，务必做到准确。对于每一次会议，都要周密组织：会前要把握一个“精”字，精心设计内容，精心布置会场，精心安排服务，做到滴水不漏；会中要把握一个“严”字，严格按照既定议程进行，严格按照要求做好服务保障，做到有条不紊；会后要把握一个“快”字，在第一时间做好会议总结，以最快速度做好宣传报道，以最高的效率做好会议决策的执行，做到不留后患。细致反映了一种工作作风，越是细微的地方越能体现能力。办公室人员在工作中要高度关注每一个环节、每一个步骤，心平气和，细致入微，不放过每一件最平凡、最普通的小事，将自己岗位中的所有小事情都做得精细、得体。
　　
　　将简单问题复杂化需要主动发现问题，前瞻性地做好大量工作，将可能发生不良影响的小问题提前解决好。做办公室工作要积极主动，主动思考、主动沟通、主动服务、主动协调，掌握各项政策、领会领导意图、弄清实际情况，紧紧围绕中心服务大局，竭力提升参谋助手水平，积极为领导出谋划策，并多了解重要工作的进展情况，主动汇报，使领导及时掌握重要动态。这不仅是按照领导指示做好相关工作，而是要具备超前思维，主动查找问题、分析问题，在领导发现问题之前，将可能发生的问题提前处理掉、解决好，将可能影响到发展的问题解决在萌芽状态。尤其是对于那些角角落落里看似无关痛痒的小事情，或者那些没有明确归口的工作，更要做细，做实。当遇到问题时，在给领导汇报之前如果能解决则要努力解决，然后一并汇报；如果不能解决，要考虑好解决问题的思路，提出解决问题的建议，供领导决策参考。
　　
　　（作者单位：中国煤炭地质总局水文地质局办公室）
　　
　　

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